ひとり社長の奮闘記

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起業したらエクセルを使いこなそうい!起業に使える簡単エクセル講座

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マイクロソフト、オフィス、エクセル…もう必須ですよね。ひとり社長もオフィス系のソフトはマイクロソフトのオフィス以外にも、オープンオフィスやGoogleのドキュメントやスプレッドシートなどを使用しています。しかし、基本はエクセルです。エクセルは大変便利です。仕事の効率をあげて、仕事を単純にわかりやすくするためには絶対にエクセルを使いこなさなくてはいけません!!

クラウドソフトも大事だけど自分でカスタマイズできるエクセルはもっと大事

ひとり社長はどこでも仕事ができる、法改正があっても自動的に修正してくれるなどの利点から会計ソフトや賃貸管理ソフトはクラウドタイプのものを使用しています。

しかし、事業計画や売上集計、収支管理、文章作成などはエクセルを使っています。エクセルは自分で思った通りにシートを作ることができます。

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自分の使用目的に100%あったものを作れますので、とても使いやすいのです。クラウドソフトは確かに便利ですが、他人が作ったものですので使いにくい部分もあります。

だから、主要な業務や複雑な業務はクラウドソフトを利用して、それ以外の自分で数値を管理したり、文章を複数作成するものはエクセルを使用しているのです。

エクセルで頻繁に使う3つの機能

ひとり社長はエクセルを勉強したことはありません。自分で使いながら、これはどうやるんだろうとネットで調べたりして使い方を覚えました。だから、正式な名称や使い方は知りませんので予めご了承ください。

そんなひとり社長がとても便利だと思って、日常使っているエクセルの3つの機能をご紹介します。なお、エクセルが便利なのは「自動化」できるところです。

自動で日付を入れる

日付を毎回手入力するのは意外に面倒です。だから、自動で日付は表示させます。送付状等であれば、当日の日付を自動表示させるように関数を入れておきます。

また、契約期間など2年後や3年度の指定日を表示させる関数も良く使います。ちょっとしたことですが大変便利です。

この日付を自動で表示させる機能と下記の自動転記を組み合わせるとたくさん便利なシートを作成することができます。

TODAY関数 =TODAY()  これで本日の日付が自動表示されます

自動で計算する

エクセルであれば、自動計算は当たりまえですね。SUM関数です。足し算でも、引き算でも、割り算でも、掛け算でも、消費税の計算でも全部自動でやりましょう。

数値を入れるだけで、いろいろな計算結果を表示させることができます。事業計画や売上、収支管理には何度も使用する機能です。

SUM関数 =SUM(計算式 ) これで自動的に計算結果が表示されます

自動で転記する

エクセルはシート1枚だけで使うことはありません。最初に入力シートを作成して、そのあとにいろんなシートを作成します。

例えば、入力シート・送付状・見積書・請求書・契約書・管理台帳とシートを作ります。入力シートに入れた日付や契約期間が自動的に後ろのシートに反映されることを「転記」といいます。

この転記もとても便利な機能です。入力シートに名前を一度書くだけで、その他のシートの名前欄に反映されるのです。

契約書内に何か所も名前が出てくる場合も自動転記にしておけば、入力シートに一度だけ名前を入力することで作業が完了します。

売上の数字も入力シートに一度入れれば、その他のシートに自動的に転記されて、さらに転記された部分に自動計算を入れておけば、一度の入力でさまざまな計算結果を得ることができます。

自動転記 =転記元のセルを指定  これで簡単に転記設定できます。

※転記はたくさんの方法がありますので、興味がある方は調べてください。

エクセルは関数とマクロが使いこなせればクラウドソフトに近くなる

エクセルは関数を使って様々な機能を利用できます。さらにマクロという「一連の操作を記録しておいて、後からその記録を呼び出して、記録時と同様に再実行する」機能も使いこなせれば立派なシステムソフトになります。

そして、それをドロップボックスなどに入れておけば、いつでも、どこでもそのエクセルを利用することができて、クラウドソフトに近い使用感を得ることができます。

違いは法改正などがあった場合に自分で文言の変更などをしないといけないことですが、エクセルであれば自分の理想通りのソフトを作り上げることができますのでものすごくお勧めです。

おまけ・・・賃貸管理ソフトにもエクセルベースのものがあります

賃貸管理は家賃の回収、送金やトラブル、苦情の記録、各書類の作成などたくさんの機能が必要です。

そして、宅建業法が変われば、その内容を反映させる必要もあります。そのため、ひとり社長は現在ではクラウドタイプの賃貸管理ソフトを使用しています。

しかし、このクラウドタイプはコストがものすごく高いです。高いといってもエクセルベースの賃貸管理ソフトに比べての話ですが…

クラウドタイプは年間で5万円程度~の利用料となりますが、エクセルベースの場合は初回に5万円で購入してしまえばあとは不要です。

クラウドタイプを10年使えば、50万円必要ですが、エクセルベースは10年使っても5万円です。

そして、エクセルベースであってもクラウドのストレージ(ドロップボックスなど)を使用することでクラウドタイプのようにどこでも、いつでも利用することができます。

ただし、法改正などがあった場合は自分で文言の変更等をしないといけません。消費税があがったりするととても面倒です。

だから、ひとり社長はクラウドタイプのソフトを使ってしますが、起業したばかりであればエクセルベースのソフトでいいと思います。

管理戸数が増えてからクラウドタイプにすればいいのです。

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まとめ

ひとり社長も毎月月末に締めた各種数字を入力シートに入力しています。そうすると各事業の売上や収益が表にまとめられます。また、全事業の売上や収益も自動的に入力されますので、業績が良かったのか、悪かったのか一目でわかります。

また、新しい事業が追加されたり、事業をやめたりした場合でもエクセルを自分で変更すればいいだけです。

自分で作った売上管理ソフトは愛着もありますので、月末が楽しみだったりします。とくに起業して3年目になり、やっと売上や収益が右肩上がりになってきたため、どれくらい先月より売上が増えたか、昨年より増えたか、どの事業が伸びているかなど楽しみなんですよね。

いまのサラリーマン、起業する人もエクセルを使いこなすのは絶対に必須なんです。ただ、エクセルは奥が深いのであまりハマり過ぎて、そればかりに時間をとられるのには注意してください。

目的は仕事の効率を良くすることです。本当に必要なソフトをエクセルで作るだけでいいのです。そして、簡単な関数だけで作ることが理想です。

無理して複雑な関数やマクロを使用してしまうと修正するときに労力も時間もかかってしまいます。これでは本末転倒です。

入力シートに最低限のことを入力して、あとは自動的に転記されて、計算されて、その結果が一目でわかるものがいいと思います。