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ひとり社長の奮闘記

脱サラしてひとり社長として生きる!人生を最大限に楽しむためにひとり社長として日々奮闘しています!

ひとりで社長業を行うための小技

会社運営

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スケールの小さな話になりますが細部までこだわるのは大切なことです。私も日々、効率を上げるために改善できるところを見つけたらすぐに改善するようにしています。もし、改善して都合が悪ければ、元に戻せばいいだけですから。そして、その経験を元にしてより良い改善方法を考えます。

窓付き封筒を使う

不動産業は送金明細や契約書類など郵送物が多いです。そのため、郵送の手間を減らしたり、コストを減らすことは重要な課題です。当社は「緊急・重要なもの」はエコ配を利用して配送しております。東京・名古屋・大阪など都市部だけにしか郵送できませんが、当社はほとんど東京都内への郵送になりますのでレターパックのような入れ物にいれて290円で送付できるのは大変魅力的です。また、ASPタイプのクラウドで送付状を作成できますので一度送付した住所などは記録に残して再利用ができますので大変便利です。送付したいところを選んで印刷してレターパックへ送付状を貼り付けるだけです。そして、オンラインで集荷を依頼します。

「緊急・重要ではないもの」は窓付き封筒を利用します。普通の封筒より少し高めですが書類送付状の書式を最初から窓付き封筒に対応させておくことで、送付状を作成して印刷して、窓付き封筒に入れれば、宛名を書いたり、貼り付けたりしなくていいという大変便利なものです。また、見た目もきれいでいいですよね。

すべてに目印になるシールを貼り、良く使うものは近くに置く習慣を付ける

仕事の効率を上げるためには、必要なものが、必要な時に、すぐに手に取れることが重要です。クラウド上に保管してある情報にダグを付けるように事務所においてあるものもすべて目印になるシールを貼ってあります。それはモノにも、置く場所にも貼り付けています。例えば、スチール棚にはリフォーム関係・エアコン工事・airbnb備品・鍵交換などが貼り付けられていて、そこへその項目の部材などがオリコンに入れられて整理してあります。

こうすることで、エアコン工事が必要なときはそこから道具を持ち出し、そこへしまう習慣ができますので、いちいち道具を探したり、足りないものがないか確認する手間がなくなります。昨日も鍵交換がありましたが、鍵交換の棚から必要な道具とシリンダーを取り出して交換作業をしてきました。道具がそろっていれば実際の作業は簡単です。

また、大切なのは良く使うものは近くに置くことだと思います。私の場合は各書類関係をデスク近くに配置して、それ以外をその次の棚に保管しています。たまにしか使用しない高圧洗浄機などは隅の方へ保管しています。普段使わないものは多少不便なところに保管してあっても、業務全体の効率から考えれば問題ありません。

自動化できるものは自動化する努力をする

エクセルでいろんな数値を管理していますが、数字の入力はできる限り1回だけで済むようにしています。いろんなシートに何度も入力すると手間がかかりますし、数字を間違える可能性があるからです。その為、多少、時間と手間をかけてもエクセルシートの作成には時間をかけています。また、よりよくするためにバージョンアップを頻繁にしております。

また、仕事関係のSNSなどもできる限り自動化に取り組んでいます。仕事関係のブログに記事をアップすれば、それがフェイスブックやツイッターに反映され、そこからホームページに反映されます。たった、1回ブログに記事をアップするだけで運営しているすべてのSNSへ反映されるのは大変便利ですよね。それぞれに記事を書く必要がないのです。

経費の支払いはすべてVISAデビットです

カードの宣伝ではないですよ。仕事では銀行はジャパンネット銀行を使用しています。また、会計ソフトはクラウドのfreeeを利用しています。余談ですが、この組み合わせは特典がありまして3万円以上の振込手数料が250円になるのです。とてもお得です。

そして、会社関係の支払いはすべてVISAデビットを使用しています。仕事柄、ホームセンターで水道工事やリフォーム工事の部材など購入することが多いですが、それもすべてVISAデビットです。VISAデビットを利用するとその場でジャパンネット銀行の口座からお金を引き出してくれて、かつ、その記録は自動的にfreeeに送られて処理されますので金利も手間もかかりません。ほんとうに便利です。

会社関係の支払いが現金になってしまうと、ちょっとうんざりしてしまうくらいです。領収書の処理も溜まってしまうと大変ですからね。

移動はできるだけ自転車・電車を使うようにする

少し前まではスポーツジムに行っていましたが、結局はなかなか通うことができずに退会してしまいました。でも、健康を維持して、体力を維持するために運動は不可欠ですから仕事しながら運動しようと考えました。その結果、管理物件の巡回やお知らせをポスティングするときは自転車を利用しています。月間にすると結構長い距離を入っていますので良い運動になっているのを感じます。

また、できるだけ車ではなく、電車を利用して、歩くことを重視しています。車だと楽ですが体は鈍るし、肩は凝るので健康には良くありません。工事関係で荷物が多いときのみ車を利用してあとは自転車か電車を利用しています。

パソコンはノートパソコンとサブディスプレーを使用する

これは鉄板ですが、サブディスプレーは必須です。作業の効率が格段にアップします。トリプルだと私の場合は逆に見づらくなってしまうのでサブディスプレーで使用しています。左側の画面で参考資料などを見て、右側の画面で作製や入力を行うのが定番の使い方です。具体的には銀行の入金履歴を左側の画面で見て、右側で入力処理をしたり、左側の画面で参考になるデザインを見て、右側で自社のホームページを改良したりしています。また、最近はノートパソコンの性能が上がってきたので配線がシンプルで、デスク回りをすっきりできるノートパソコンにすべて切り替えました。

仕事の基本はTODOシートを作成すること、余裕があればフライングもする

ひとり社長の場合は仕事は与えられないし、強制されることもないので、自分で作って、自らやることが大切です。でも、人間は本来弱くて、怠け者なのか、なかなか全力で仕事に取り組むことができません。そのため、翌日にやるべきことをTODOシートに書き出して、当日はとにかくそのシートを全部処理するために全力を尽くすようにしています。ときには全部やったら自分にご褒美を出したりもしています。

また、時には順調に行ってTODOシートが早く終わる場合がありますが、自分へのご褒美で飲みにいったりしなければ、翌日のTODOシートを早めに作成して、その中でできるところをやってしまいます。そうすれば、翌日が楽になりますし、仕事や会社の成長が早くなっていくのを実感することができます。

まとめ

「小ネタも積もれば山となる」ですね。たいしたネタではありませんが、小さなことを改善し続けることで業務効率が格段にアップしていくことは楽しいです。業務効率がアップすると時間的にも、心にも余裕ができますのでストレスが緩和されて、やる気がアップする気がします。

ただ、全力で走り続けてばかりいても疲れてしまいますので、自分へのご褒美で飲みに行ったり、温泉(スーパー銭湯)に入ったり、ドライブしたり息抜きをするのも大切なことだと思います。

起業すると不安や焦りから逃れるため、走り続けたくなる気持ちはものすごく理解できますが、小ネタで業務効率をアップさせたら、浮いた時間で息抜きをしましょうね。