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ひとり社長の奮闘記

脱サラしてひとり社長として生きる!人生を最大限に楽しむためにひとり社長として日々奮闘しています!

賃貸管理・仲介業務をアウトソーシングする

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ひとり社長が不動産業をやっていくには業務を分担してアウトソーシングにしていく必要があります。アウトソーシングをしないですべてを自分でやるのは大変ですから、業務を細分化して業務委託の方や業者さんへアウトソーシングをしていきます。

賃貸仲介業務は仲介会社さんへお任せする

空室が出たときの仲介業務は自社では一切やらずに仲介会社さんへお願いしています。適正な賃借条件であれば仲介会社さんはどんどんお客様を紹介してくれます。また、決まりが悪い賃借条件のときは仲介会社さんへ広告料を支払うことで仲介に力を入れてもらいます。自分で仲介するのは本当に大変なんです。ホームズやスーモな賃貸ポータルサイトへ物件を掲載して、反響があれば、メールでやり取りして呼び込んで、お客様をお部屋へご案内して、クロージングして、入居申込手続きをするのは本当に大変です。だから、賃貸仲介業務はすべてアウトソーシングにしています。

できるだけホームページで対応する

賃貸仲介業務を仲介会社さんにやって頂くとして、入居の申し込みや入居審査、契約手続き、鍵のお渡しなどは管理会社がやらなければいけません。そのため、できるだけホームページで対応できるようにしてあります。

仲介会社さんからお申込みの意思表示があれば、ホームページの「仲介業者様用のページで確認してください」と伝えます。そうすると、仲介業者様用のページには入居費用の明細が確認できたり、入居申込書をダウンロードできたり、必要書類が明記してあったり、契約手続きの流れが詳しく書いてあります。

たった、これだけのことですが、一般的な賃貸管理会社さんはいまだに入居申込書をFAXで仲介会社さんへ送り、必要書類等を伝え、また、FAXで返信を受けて、審査後、契約手続きの流れをまたFAXして…とやっています。

ひとり社長ではとてもできませんので、できる限りホームページ上で対応できるようにしてあります。

できるだけメールを使う

仲介会社さんとの連絡はできるだけメールを利用します。電話だと審査についてや契約について、言った言わない、聞いた聞いてないと後から問題になることがあるからです。また、営業時間を気にせずに連絡できますので連絡はメールを使っています。

賃貸管理業務もできる限りアウトソーシングする

ひとり社長は一人しかいませんので、できる限り管理業務もアウトソーシングします。

家賃滞納は保証会社を利用して回避する

家賃滞納は防ぐのが難しく、督促や回収はとても面倒なものです。そのため、最初から保証会社の利用を必須にしておけば家賃の滞納は一切気にすることがありません。(家賃の滞納があっても保証会社が立て替えて当社へお支払いして頂けるため)

入居中のトラブルは24時間365日対応の業者さんへ依頼する

入居者さんから設備不良などのトラブルについて苦情やクレームが入ります。これを自社で対応していると他の業務が一切進みませんので、入居中のトラブルもすべて業者さんに依頼してあります。24時間365日緊急時のトラブルに対応してくれますので入居者さんにも良いことだと思っています。

賃貸管理ソフトで自動入金処理、自動送金をする

家賃管理は細心の注意を払って行う必要があります。その為、賃貸管理ソフトを厳選してファームバンキング機能を利用しています。すべての入出金の記録を残せますのでお金に関するトラブルを防ぐこともできます。また、入金漏れや送金忘れを防ぐことができます。

その他の業務はフォーマット化して最小限の労力でやる

管理業務は家賃の管理や入居者の管理、建物設備の管理の他にもこまごまとした業務がたくさんあります。更新手続きであったり、解約清算(敷金精算)であったり、リフォーム・営繕の発注・入出金などありますが、これらの業務も賃貸管理ソフトの機能を使ったり、フォーマットを作っておいて最小限の情報を入力して、出力すれば済むようにしてあります。

郵送物もクラウドを利用して発送する

不動産業務は郵便物をたくさん発行します。契約書類のやり取りであったり、請求書、明細書、領収書であったりと頻繁に郵送します。その為、安くて、手間の掛からないものを利用しないといけません。当社は東京都内にありますのでエコ配を利用しています。エリアは限定されますが、とにかく安い!また、ASPで利用しますので一度登録した郵送先は繰り返し利用することができるので大変便利です。

まとめ

私が不動産会社に勤めていたころは、たくさん改善したいところがありましたがしシステム関係は本社がすべて管理していた為、会社が用意したとても非効率なものしか利用できませんでした。その為、社員はお店が閉店した後も夜遅くまで事務処理をしないといけないなど大変だった記憶があります。

だから、ひとり社長になった今は、自分のやりたいように業務効率を追求できるのも楽しいことです。業務が効率化して浮いた時間でもっと生産的な仕事や自分のための時間にしたいと思っています。まだまだ、楽になるのは先のことですが今から仕事の仕組みだけはしっかり作って置きたいと思います。