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ひとり社長の奮闘記

脱サラしてひとり社長として生きる!人生を最大限に楽しむためにひとり社長として日々奮闘しています!

どこでも仕事ができる仕組みにしておく

会社運営

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ひとり社長はどこでも仕事ができないといけません。そうしないと会社や自宅に常にいることになります。そのため、いつでもどこでも仕事ができる仕組みを構築することが大切です。

クラウドサービスを利用する

クラウドは便利ですね。インターネット上にいろんなものを置くことができます。インターネットにつながる環境さえあれば、世界中どこにいても情報を取り出し利用することができます。私が利用しているクラウドサービスは下記のとおりです。

ドロップボックス

法人アカウントで利用しているので容量は無制限です。紙の資料はすべてデータにしていれてあります。捨ててよいかわからない資料も専用のフォルダを作っていれてあります。検索機能がしっかりしているため、とりあえずドロップボックスへいれておけば安心です。また、ディスクトップAPPは本当に便利です。常にディスクトップに常駐してPCとクラウドをリアルタイムに同期してくれます。

エバーノート

ドロップボックスが資料などの保管庫だとしたら、エバーノートは巨大なメモ帳になります。考えていることやアイデア、レターやブログの下書き、写真メモ、動画メモの保管など、まさに「第二の脳」として大活躍をしてくれます。

ジャパンネット銀行

銀行は絶対にネット銀行が良いです。都市銀行や信用金庫に比べて手数料が安く、ネットバンキングが無料です(都市銀行、信用金庫はネットバンキングは法人の場合は有料です)ネット銀行であれば、世界中のどこにても入金の確認ができ、安い振込手数料で振り込むことができます。

クラウド会計Freee

会社であれば、日々会計処理が発生します。ため込んでしまうとツライ経理処理がまっていますので会計処理はその都度処理してしまうことが大切です。クラウド会計であればパソコンでもスマホでも領収書の処理ができます。あとは期末などにデータを取り出せばいいだけです。

ホームページ運用Jimdo

ホームページはJimdoで運用しています。こちらもASPタイプのものになりますので、いつでも、どこでも、ホームページを更新することが可能です。旅行先で思いついたデザインに変更したり、現場作業を現場でホームページにアップすることができます。また、ホームページ作成業者に依頼すると更新のたびに費用負担があったり、思ったようなデザインができなかったりしますがJimdoであれば創意工夫して自分好みのデザインができます。参考に昨年のJimdo表彰のホームページをご紹介させて頂きます。

ホームページ作成

www.yumekobo.net

www.higashinerima.com

www.d-rainbowehon.com

スケジュール管理 Googleカレンダー

手帳は使っていません。手帳としての機能はすべてGoogleカレンダーに集約しています。パソコンでもスマートフォンでも、予定が入ったらすべてGoogleカレンダーに記入しておきます。また、期限があるものもすべて記入しておくと締め切りを忘れることがありません。ただ、手帳型のメモ帳は常に持っていて、お客様のお話しをお伺いするときなどは失礼のないようにメモ帳にメモをとります。仕事がら、お部屋の間取りを書くことも多いためメモ帳には方眼紙タイプのリーフも入れてありますので間取図やイラストを書き留めておきます。その後、メモの内容を精査してエバーノートへ保管しています。

GmailとYahooメール

両方使っています。どちらかと言えば仕事はGmail、個人はYahooメールを使っていることが多いです。メールがなければ仕事になりませんので同期させてまとめて利用しております。

インターネットFAX

不動産業界はFAX業界です。なんでもFAXです。メールの方が便利だし、画質が鮮明で良いと思うのですが…なぜかいまだに入居申込や物件資料などのやりとりにFAXを使用しています。ただ、FAX機器の前でFAXが来るのを待っていることはできませんのでインターネットFAXを使用して送受信をすべてパソコンで行っております。また、スマートフォンでも受信したFAXを見ることができますので大変便利です。

モバイル電話転送サービス

電話もFAXと同様ですが、会社で電話が鳴るのを待っているわけにはいきません。そのため、モバイル電話転送サービスを利用しています。これならどこにいても会社の固定電話にかかってきた電話に出ることができます。ひとり社長には必須のサービスです。

 

常に持ち歩くもの

どこでも仕事ができる状態にするにはパソコンとスマートフォンが必須となります。逆に言えば、この2つがあればどこでも仕事ができるような仕組みにしておくことが大切なのです。パソコンとスマートフォンを使いこなして効率良く仕事をして、浮いた時間に商談をしたり、人生を楽しんだり、充実した時間の使い方をする習慣を付けなければいけません。

ノートパソコン

最近、ノートパソコンを買い替えました。VAIO S11です。

・持ち運びに便利なサイズ、重量、堅牢性を備えていること

・SIMフリーでLTEに対応していて電源を入れればすぐにネット接続ができること

・ストレスにならないくらい処理速度が速く、バッテリーが1日持つこと

この条件に合うのが現在のところVAIO S11でした。ただ、パソコンは毎年性能が上がりますので出費を惜しまず買い替える必要があります。

スマートフォン

iPhoneを辞めて、androidに代えました。iPhoneの方が当然、性能は良いのですがパソコンと連動させて使ったりするにはandroidの方が簡単です。androidの場合、ミニパソコンみたいな作りになっていますのでケーブルでパソコンとスマホをつなぐだけでいろいろな情報を入れ替えたりできます。(androidのファイルマネージャーは便利です)

どこでも仕事をする習慣

会社員のころは、会社だけ、就業時間だけ仕事をしていましたが、起業してひとり社長になるとそうは言ってられません。表向きの休日を設けていても実際には24時間365日仕事をしている感覚です。

やるべきことを明確にする

一番大切なのは目的と目標を明らかにして、そのうえで今年やること、今月やること、今日やることを明確にすることです。私は前日の夜には翌日にやることをリストアップしてエバーノートのTODOシートに書き込んでおきます。そして、翌日はとにかくそのTODOをすべて消化することに全力を尽くします。そうすることでひとりだからといって甘えることなく仕事を前に進めていくことができます。ワタミの渡邊美紀さんが手帳術の中でその日の予定が終わったら赤ペンで強く消し込むと言っていましたが、それと同じです。今日の予定をすべてやっつけたぞ!!という感じです。

すきま時間を有効に使う

人に会って打ち合わせや商談をする以外はどこでも仕事ができる仕組みにしてありますので、まず自宅で集中力が切れるまで仕事をします。そして、移動しながら移動中にできる仕事をかたずけ、会社やカフェなどで残りの仕事に取り組むのが日課です。いまはどこにいても電話もメールもFAXもできます。資料もすべていつでも取り出すことができますので仕事をやる場所を固定する必要はないと思います。

仕事とプライベートは分けるべきか?

人によっては仕事とプライベートを分けてライフワークのバランスをとるのが良いといいますが、私は仕事が好きで、自分の意志でやっていますので仕事もプライベートも区別はありません。両方とも大切で、両方とも常に全力でやるべきだと思っています。TODOにしても仕事とプライベートはわかずにとにかく漏らさずに書き出して処理をしていきます。

習慣になれば辛くはない

いつでも、どこでも仕事をしていると疲れてしまって大変そうですが習慣になってしまえばそんなに大変ではありません。朝起きたら何をして、夜は何をする、月曜は何をして、火曜日は・・・という感じでルーティンワークを決めておくといいです。ルーティンワークとその日にやるべきTODOを組み合わせることで良い仕事ができると思います。良い仕事とは効率良く処理して高い成果をあげられる仕事のことです。

スマートフォンは見ないように

スマートフォンは情報を簡単に手に入れられ、暇つぶしにもなります。しかし、スマートフォンの閲覧で時間を取られては時間がもったいないと思います。スマートフォンを見るより本や新聞を読んだり、考え事をしたり、記事など執筆をしたり、TODOを処理したり有効に時間を使いましょう。

 まとめ

ひとり社長だからこそ、いつでもどこでも仕事ができる環境を整え、24時間365日仕事をするべきだと思います。仕事は楽しいものです。ノートパソコンとスマートフォンを最適化して効率良く仕事をして明るく楽しい人生を過ごしていきたいと思います。